Logiciel de gestion de projet gratuit : vérifiez les limites

« Gratuit pour toujours » est l’une des formules les plus séduisantes d’une page de tarifs, surtout quand chaque franc compte. Mais une offre gratuite est une décision commerciale, pas un cadeau : ses limites sont choisies pour vous pousser vers l’offre payante. La bonne nouvelle, c’est qu’elles sont faciles à lire quand on sait où regarder.

Les quatre types de limites

• Les personnes. Un plafond sur le nombre d’utilisateurs. C’est celui que l’on atteint en premier.
• Les conteneurs. Un plafond sur les tableaux, projets, équipes ou espaces de travail.
• Les fonctions. Statistiques, rapports, automatisations ou historique réservés aux offres payantes.
• Le temps. Un « essai gratuit » qui n’est en réalité qu’un compte à rebours, pas une vraie offre gratuite.

Aucune de ces limites n’est un signal d’alarme en soi. Ce qui compte, c’est de savoir si elle touche quelque chose dont votre équipe a besoin pendant la période de test.

Faites le calcul des licences pour votre vraie équipe

Imaginons une offre gratuite jusqu’à deux utilisateurs, puis quelques dollars par utilisateur au-delà. Une équipe de cinq personnes atteint le plafond immédiatement : ce n’est donc pas un outil gratuit pour vous, mais un outil payant avec un mode démo. Cela peut très bien convenir si le prix est juste — mais décidez avec le vrai chiffre sous les yeux : cinq personnes multipliées par le prix mensuel, converties dans votre monnaie locale, chaque mois.

Regardez ce qui est verrouillé

Deux fonctions que les petites équipes finissent vite par vouloir sont un moyen de regarder en arrière (les rétrospectives) et un moyen de mesurer (les statistiques). Il est fréquent qu’elles soient réservées à une offre payante. C’est un compromis honnête si vous le savez dès le départ — mais vérifiez que la version gratuite vous permet de suivre une vraie routine de travail, et pas seulement de ranger des tâches.

Par exemple, chez Alignr, l’offre gratuite comprend une équipe, deux tableaux, jusqu’à deux utilisateurs et des tableaux de sprint complets. Les rétrospectives et le tableau de bord d’analyse commencent avec l’offre Team à 2 $ par utilisateur et par mois, et l’offre Business à 5 $ par utilisateur et par mois supprime les plafonds d’équipes et de tableaux. Tous les prix sont en dollars américains (USD). Cette structure permet à un petit groupe de mener de vrais sprints gratuitement, et de ne payer que lorsque l’équipe grandit ou que l’habitude de la rétrospective s’installe.

Demandez ce qui se passe si vous arrêtez de payer

Cela compte plus qu’il n’y paraît, surtout là où les cartes sont parfois refusées et où les taux de change fluctuent. Avant de vous engager, cherchez à savoir :

• Gardez-vous un accès en lecture à vos données si un paiement échoue ?
• Pouvez-vous tout exporter — tickets, commentaires, historique — dans un format courant ?
• L’outil rétrograde-t-il proprement, ou supprime-t-il ce qui dépasse la limite gratuite ?

La meilleure offre gratuite est celle que vous pouvez quitter sans perdre votre travail.

Testez la sortie avant d’en avoir besoin

Faites un export de test dès la première semaine. Dans Alignr, vous pouvez exporter les tickets d’un tableau en CSV, Excel ou JSON. Ouvrez le fichier. S’il s’agit d’un tableur exploitable, vous n’êtes pas enfermé. Si c’est un fouillis illisible, vous avez appris quelque chose de précieux pour dix minutes de travail.

Une liste de contrôle d’une page

• Combien d’utilisateurs pouvons-nous inviter gratuitement, et combien sommes-nous réellement ?
• Combien de tableaux ou de projets pouvons-nous créer — assez pour nos clients ou nos chantiers ?
• Quelles fonctions sont verrouillées, et pouvons-nous suivre notre routine sans elles pendant un mois ?
• Combien coûte l’offre suivante pour la taille de notre équipe, dans notre monnaie ?
• Que deviennent nos données si nous rétrogradons ou si un paiement échoue ?
• Pouvons-nous les exporter dans un format lisible partout ?

Pour aller plus loin, lisez Alternative gratuite à Trello : petites équipes en Afrique. Une précision avant de tester : l’interface d’Alignr est pour l’instant disponible uniquement en anglais. Si cela vous convient, vous pouvez commencer gratuitement avec une vraie équipe.